Alur Ketentuan Pesan Otomatis
Pesan Otomatis (Automated Message)
Pesan otomatis adalah pesan yang dibuat dan dikirim secara otomatis oleh sistem atau perangkat lunak CRM, tanpa memerlukan campur tangan manusia dalam proses pengiriman. Fitur ini dapat digunakan dalam berbagai konteks, seperti komunikasi bisnis, layanan pelanggan, dan interaksi dengan pengguna. Di dalam CRM, pesan otomatis akan terpicu saat pengguna melakukan penjualan di Inovasy Apps.
Pesan otomatis membantu meningkatkan efisiensi komunikasi dan memberikan pengalaman yang konsisten kepada pelanggan. Selain itu, fitur ini juga dapat mengotomatisasi tugas rutin, menghemat waktu, dan mengurangi risiko kesalahan manusia dalam komunikasi dan proses bisnis.
Struktur Flow Pesan Otomatis
Berikut adalah alur kerja pesan otomatis beserta penjelasannya:
- Menambahkan Kontak Pelanggan ke Master Data Pelanggan Anda diharuskan untuk menginput data kontak pelanggan di master data pelanggan, maka trigger Contact Created akan otomati tertrigger untuk menjalankan pesan otomatis. Catatan: Format nomor WhatsApp yang benar untuk pelanggan adalah: 6282114****32.
- Input Pesanan Baru di Inovasy Apps Setelah pengguna memasukkan pesanan baru di Inovasy Apps dengan data pelanggan yang telah ditambahkan sebelumnya di CRM, klik tombol Pesanan untuk menyimpan pesanan. Pada saat ini, sistem akan mendeteksi trigger Contact Order Created, yang mengirimkan pesan otomatis yang memberitahukan bahwa pesanan pelanggan sedang diproses.
- Menentukan Estimasi Pengiriman Ketika pengguna menentukan estimasi pengiriman saat membuat pesanan di Inovasy Apps, sistem akan mendeteksi trigger Contact Order Follow-up Delivery. Ini akan mengirimkan pesan otomatis untuk menanyakan apakah barang pesanan sudah sampai. Catatan: Pesan otomatis akan dikirim berdasarkan tanggal estimasi yang ditentukan saat penjualan dilakukan di Inovasy Apps.
- Verifikasi Pembayaran Setelah pengguna memverifikasi pembayaran dan menyimpan invoice yang sudah lunas, sistem akan mendeteksi trigger Contact Order Paid. Pesan otomatis akan memberitahukan bahwa pembayaran telah berhasil diverifikasi.
- Update Status Pengiriman Saat pengguna (admin warehouse) mengupdate status penjualan dengan mengklik tombol Kirim, sistem akan mendeteksi trigger Contact Order Delivery. Pesan otomatis akan mengirimkan nomor resi pengiriman dari ekspedisi. Catatan:
- Pengguna diwajibkan untuk menginput nomor resi sebelum mengklik tombol Kirim.
- Pengguna dapat menggunkan fitur update status penjualan secara massal untuk mepercepat pekerjaan.
- Ucapan Selamat Tahun Setelah Anda selesai menginput data kontak pelanggan dan menyimpannya, maka trigger.
- Follow-up Pengiriman Ketika pesan otomatis mengenai follow-up pengiriman sampai ke pelanggan, sistem akan mendeteksi trigger Contact Order Received. Pesan otomatis ini bertujuan untuk menanyakan apakah produk yang dibeli telah memberikan manfaat yang diharapkan kepada pelanggan.
Demikianlah alur pesan otomatis beserta aturan dan ketentuan yang harus diikuti agar pesan otomatis dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang ditentukan dalam Automated Action. Dengan memanfaatkan fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas komunikasi dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Terima kasih dan sampai jumpa di tutorial berikutnya!